>
Основная структура, интерфейс и терминология программы выполнена по образцу наиболее распространенной программы – 1С, что может упростить переход для пользователей, ранее работавших с другими учетными приложениями. Прежде всего нужно усвоить несколько базовых понятий учета таких как первичный документ, справочник, проводка по составу (при желании можно ознакомиться в документации и учебных материалах 1С).
Документ (первичный документ) – предназначен для фиксации изменений хозяйственных активов. Во время проведения
документа
выполняются проводки (изменения) по составу и/или
кассе (денежного счета). Документ может иметь разные статусы. Проводки выполняются при переводе документа из
статусов
Новый или Отредактированный в статусе Проведено, Выполнено и т.д.
Документ может быть отменен, при этом отменяются все проводки (т.е. если например был списан товар он
первернется обратно на склад). Затем документ может быть удален или отредактирован и перепроведен.
У документа есть несколько обязательных атрибутов, таких как номер, дата, автор и необязательные в зависимости от вида.
документов.
Кроме "шапки" с атрибутами, в большинстве случаев документ содержит табличную часть с позициями. Как правило, позиции
это выбираются из соответствующих справочников ТМЦ
(товарно-материальные ценности) или работы (услуги). Также документы имеют печатную форму. Все документы имеют
широкую печатную форму, а также может быть дополнительная форма, рассчитанная на узкий (чековый) принтер.
Широкая форма отображается по умолчанию при просмотре документа
а также может быть распечатана оба экспортируемая в эксель или pdf.
Контрагент (покупатель, поставщик) - физическое или юридическое лицо (или государственный орган) с которым
выполняются в какой-либо бизнес операции - закупка, продажа, перевод средств.
Номенклатура - перечень ТМЦ или рибит, услуг в соответствующем справочнике.
Справочник - перечень разнообразных бизнес объектов - ТМЦ, склады, контрагенты, сотрудники и т.д.
Запись в справочнике (карточка) включает в себя разнообразные атрибуты данного типа объектов начиная с названия
(наименование).
Журнал – объединяет данные по тематике. Обычно журналы это списки документов. Помимо изголовного журнала с
всеми документами являются журналы продаж, закупок, заказов и т.п.
В специализированных журналах обычно дополнительные функции в зависимости от тематики журнала. К примеру в журнале
заказов
можно оперативно изменять статус заказа.
Общий журнал содержит все документы и обычно является основной рабочей страницей пользователя поскольку показывает в
одном месте все что происходит с хозяйственными активами.
Отчет - предназначен для просмотра разных аналитических данных. Отчеты имеют печатные формы,
назначены
для просмотра данных, печати или экспорта.
кассира где можно вводить чеки последовательно, не
пекая страница
Пользователям системы могут быть назначены разные роли, где прописан доступ к тем или иным бизнес объектам.
К примеру, торговцам может быть закрыт доступ к закупочным документам.
После установки программы пользователь может выполнить следующие действия:
Изменить пароль admin (обязательно если приложение онлайн) в профиле пользователя.
Там же желательно составлять дефолтные значения для складов и денежных счетов, которые будут по умолчанию подставляться в документах.
Ввести данные компании |
Включить необходимые модули и расширения на странице администратора |
По необходимости:
Настроить меню – ненужные пункты можно отключить.
Настроить меню быстрого доступа (кнопки вверху) в справочнике ролей |
Добавить новых пользователей и новые роли, а также права доступа к объектам программы.
Установить на странице общих настроек необходимые настройки.
Ввести список номенклауры в соответствующем справочнике, или занести ТМЦ с помощью импорта из файла Excel.
Установить отпускные цены (наценки) | Наценки можно установить на товар или категорию.
Задать денежные счета – наличные (кассы) и безналичные (банки).
Наполнить справочник сотрудников, если таковые есть, и при необходимости привязать их к логинам пользователей программы.
Конфигурацию системы (страница администратора) желательно установить до начала активной работы
Пользователей и роли системы создает администратор – пользователь с логином admin.
Ролям может быть задан уровень доступа к документам других ресурсов. Затем роль может быть назначена
пользователям.
По умолчанию создается роль admins, пользователи которой имеют доступ ко всей системе.
В создаваемых ролях может быть указан конкретный доступ к документам и справочникам (чтение, редактирование,
исполнение).
Для роли можно указать доступные виджеты первой страницы и оперативное меню.
Также логин пользователя может быть указан в справочнике сотрудников, тогда у автора документа и
истории статусов будет отображаться имя сотрудника, а не логин.
Журнал документов – регистр, где хранятся все документы, созданные в системе.
Документ - бизнес-сущность, фиксирующая выполнение хозяйственных операций -
изменение состояния складов, денежных и лицевых счетов. Данная операция называется проведением документа
(используется привычный для пользователей 1С термин).
Документ может находиться в разных состояниях - новый, проведенный, отменен и т.д.
Для изменения проведённого документа нужно отменить проводку. В этом случае отменяются проводки,
связанные с документом. В последней колонке некоторых документов появляется комбобокс, содержащий список
документов,
которые могут быть созданы (при выборе в комбобоксе) из текущего.
Статус Проведено обычно означает, что в данный момент выполняются хозяйственные операции, такие как
смены на складе.
При отмене документа автоматически откатываются все изменения. Если документ сохранить, нажмите кнопку
Сохранить, то документ просто
сохраняется как черновик.
Документ может производиться любой датой как в прошлом, так и в будущем.
Проведение документа будущим числом позволяет реализовать резервирование товара или указать ожидаемые
поступление.
В случае изменения обстоятельств документ может быть отменен или перепроведен с другими данными.
Все атрибуты документа как шапки, так и табличной части, хранятся в самом документе
как это происходит в случае бумажных документов. То есть, в случае смены атрибута в справочнике
(например, имя товара)
документ остается неизменным, пока его не подготовят к новой редакции.
Для просмотра документа, не открывая его на редактирование (это отбросить редактирование), нужно
кликнуть иконку . Панель просмотра
открывается внизу страницы, состоит из нескольких вкладок.
В первой – печатная форма документа и иконки экспорта, в зависимости от типа документа.
Вторая вкладка – комментарии, где пользователи могут оставить примечания для себя, или других.
На третьей вкладке пользователь может прикрепить к документу файл (например, отсканированный оригинал в формате PDF),
а также указать документы, связанные с текущим (при создании документа на основании другого такового
связь возникает автоматически).
На четвертой вкладке можно посмотреть историю платежей, если таковые имеются, и историю изменений статуса документа.
Номера документов генерируются автоматически. Если нужно задать свой шаблон, то нужно
изменить номер вручную
и последующая нумерация для данного типа документа уйдет уже от него.
Номер сдается в виде нескольких букв и последующих цифр. К примеру, для прибыльной накладной может быть
ПН-0001. Система проверяет уникальность номеров.
В системе есть также специализированные журналы документов, например, - закупки. В таких журналах
сгруппированные документы по конкретным действиям. Это упрощает разделение доступа, кроме того,
при просмотре документа в специализированном журнале появляются дополнительные кнопки изменения статуса документа,
что позволяет управлять жизненным циклом документов, не открывая их для редактирования.
Справочник номенклатуры служит для хранения списка ТМЦ. Для номенклатуры можно указать до пяти типов
цен, которые затем указываются в расходном или прибыльном документе. Также можно для удобства указать "Категория.
товара" из справочника категорий.
Для учета на складе используется учет по партиям. Партия – товар поступил по той же цене,
независимо от даты доставки и поставщиков. При перемещении ТМЦ со склада пользователь указывает, какую партию
(учетную стоимость) использовать. Такая система позволяет точно рассчитывать прибыль по каждому.
товара.
Для оприходования ТМЦ на склад нужно создать и проветить документ Оприходование ТМЦ или Приходная накладная (если закупка).
Для перемещения между составами используются документы Списание со склада и Оприходование на склад.
Информацию о состоянии склада можно получить в журнале Товары на складе. Историю перемещения ТМЦ можно получить в
журнале Движение ТМЦ и отчете Движение по составу.
В справочнике ТМЦ есть кнопка Настройки, где можно при необходимости включить такие опции как
изображение в номенклатуре или иерархии категорий. Также можно добавить собственные (кастомные) поля к справочнику ТМЦ
Справочник контрагентов позволяет хранить контрагентов разных типов как покупателей, так и поставщиков,
а также их контактные данные. Добавить нового контрагента можно как непосредственно в справочнике, так и в документах.
К каждому контрагенту может быть написан комментарий, прикреплен файл,
а также можно указать событие в календаре с напоминанием, которое появится в нотификации.
Также в справочнике можно работать с ледами с возможностью дальнейшей конвертации в контрагента.
Первоначальные остатки ТМЦ можно ввести с помощью документа Оприходование товара.
Также есть возможность импорта номенклатуры в справочник и на склад (если указанные количества) а также
импорта контрагентов
Для внесения остатков на денежные счета, лицевые счета сотрудников или
баланс расчетов с контрагентами, используются кассовые ордера.
Обычно закупка производится с помощью прибыльной накладной. ТМЦ в позиции можно выбрать из справочника или
ввести с помощью
сканера штрихкода (включается в общих настройках). Также можно добавить новый ТМЦ, не переходя в справочнике.
Приходная накладная может быть создана на основании входящего счета. В таком случае оплата производится в счете
а в прибыльной накладной
указывается подписка. Сумма к уплате может быть введена не полностью, то есть возникает долг. Доплатить можно в журнале Расчеты с поставщиками.
Статистику по закупкам можно посмотреть в отчете Отчет по закупкам.
В приходной накладной есть возможность указать валюту (если валютный учет включен в общих настройках)
и его курс. Текущий курс валют сдается в настройках. Курс валют хранится в товаре и используется при
формировании отпускной цены для учета курсовых разниц между закупкой и продажей.
Проводки по составу выполняются уже в национальной валюте.
Продажи можно реализовать несколькими способами. С помощью расходной накладной (созданной непосредственно
или на основании счета-фактуры), заказ + ТТН, Кассового чека. Работа с кассовыми чеками должна выполняться в
АРМ Кассира. Также с АРМ Кассира можно фискализовывать чеки с помощью ПРРО.
Если оплата в кредит, расчет можно выполнить в журнале Расчеты с покупателями.
Статистику по продажам можно просмотреть в отчете Отчет по продажам.
Заказ может быть создан вручную или создан из модуля онлайн каталога.
Для заказов выделен отдельный журнал, где можно управлять статусами заказа, не открывая его на
редактирование.
Начало работы с заказами фиксируется переводом его в статус Выполняется. Также можно добавлять оплаты в
заказ.
Заказ не производит изменения на складе. Оплата зависит от выбранного типа оплаты. При предоплате оплата вносится сразу.
При оплате оплата вносится в журнале Расчеты с покупателями. Для списания товаров используется товарно-транспортная накладная (ТТН).
Также может быть выбрана оплата в настраиваемом или кассовом чеке (обычном или фискальном).
Документы доставки создаются в журнале Заказ, если заказ в статусе Выполняется
Для накладных есть отдельный журнал Продажи. Если ТТН переведена в статус Доставлен и заказ оплачен,
то она автоматически закрывается. Для ТТН можно указать
номер декларации службы доставки и исполнителя, ответственного за доставку (например, курьер),
справочника работников.
Для оформления заказа на услуги или работы используется документ Заказ
услуг (Акт выполненных работ). К позициям кроме работ можно также добавить ТМц (комплектующие или оплачивающие материалы).
заказчик).
Если стоимость работ или перечень ТМЦ до окончания работ неопределен можно перевести документ в статус Выполняется
без позиций. Отредактировать позиции в процессе выполнения без отмены документа можно в сервисе.
Если заказ сложный требует производственного процесса, нескольких участников, учета часов и т.д. (например, на СТО),
на основании заказа можно сформировать наряд для производства.
Для услуг заказанных у стороннего исполнителя используется документ Входящие услуги.
В данном документе можно также указать список ТМЦ на себестоимость которых будут распределены сервисы.
Наряды на выполнение производственных задач
предусмотрены для оформления выполнения различных работ,
к примеру, ремонт бытовой техники. В наряде можно отметить тип
работы (из справочника услуг), необходимые комплектующие, исполнителей и
производственный участок (к примеру, ремонтный бокс на СТО).
Для нарядов выделен отдельный журнал. Помимо обычной работы с нарядом как документом, журнал можно
наглядно просмотреть также в календаре (подобно гугл-календарю), а также создать наряд кликом по календарю.
В зависимости от стоимости работ можно сформировать отчет по зарплатам исполнителей за указанный период.
Услуги можно оформить обычным документом Акт выполненных работ.
Учет в производстве выполняется документами списания в производство и оприходование с производства.
Себестоимость оприходования может рассчитываться по комплектам (комплектующим, ингредиентам),
заданных продукции в справочнике ТМЦ.
Также в карте ТМЦ можно задать автоматическое списание и оприходование при продаже готовой продукции.
Такой режим подходит для производств с коротким производственным циклом, например общепит.
В дальнейшем планируется добавить функциональность производственных процессов для поэтапного производства.
Для организации сложных производств с производственными циклами и поэтапным производством можно создавать
производственные процессы в соответствующем журнале При создании процесса задается список планируемой готовой продукции,
заказ, серия (партия) продукции. Для каждого процесса задается перечень производственных этапов. Производственный этап
- это набор законченных операций на конкретном производственном участке (например, сборка корпуса или покраска).
Для производственного этапа задается производственный участок и, если нужно, технологическая карта.
Производственный процесс начинается переводом его в статус Выполняется.
Для производственных этапов можно задать перечень исполнителей (для начисления сдельной оплаты) и передик
полуфабрикатов и готовой продукции производимых на ланом этапе (для контроля в документах).
Для каждого этапа в процессе работы создаются документы списания в производство сырья и материалов, а также
оприходование готовой продукции.
По первому документу этап преобразуется в состояние Выполняемого. После окончания работ
этап закрывается.
В пересмотре процесса выводится перечень этапов, фактическое оприходование продукции и списание ТМЦ. Когда все этапы
закрытые и Продукция оприходованная на склад процесс закрывается.
Повторяющиеся процессы (например, для следующей партии такой же продукции) можно скопировать процесс со всем списком
этапов
Начисление зарплаты происходит при провелении документов Перемещение между этапами и оприходованием из производства.
Сумма оплаты задается в справочнике ТМЦ. Для бельге одного исполнителя чума распределяется согласно коэффициенту трудового участия (КТУ)
Для учета в кафе и ресторанах используется документ Заказ (кафе). Документ представляет собой
комбинацию заказа и кассового чека.
Для оперативной работы есть АРМ кассира общепита. В АРМ создаются заказы и в нем же находится
журнал заказов, где можно отслеживать новые
заказ (из онлайн каталога) и исполнение заказов на производстве (кухни).
Для кухни (бара) есть отдельный АРМ для контроля процесса изготовления блюд.
Категории ТМЦ в заведениях общепита позволяют сформировать одно- или двухуровневое меню. В самом простом
случае это может быть просто один уровень -
салаты, закуски, десерты, главные блюда.
Более сложный случай: Основное меню, ланч-меню, бар-меню и так далее. А основное меню уже делится на салаты, десерты.
и так далее.
Также может быть отдельная категория для сопутствующих товаров (одноразовая посуда, упаковка) и, само собой, для закупки
сырья (ингредиенты).
При использовании онлайн каталога можно указать, какая категория показывается клиенту, а какая нет.
Иерархия категорий, а также изображения в ТМЦ и категориях, включаются в основные настройки программы.
Поскольку у общественного питания короткий цикл производства, есть смысл использовать автоматическое оприходование
и списание с производства
(проводить по составу необходимо для учета продаж и расходов).
Настройка зависит от технологического цикла. Для, например, выпечки или компотов производится оприходование
отдельным документом (с автоматическим списанием ингредиентов, если они заданы в карте ТМЦ). Затем продукция поступает в
продажа по необходимости. Если блюдо готовится по заказу, то его можно автоматически оприходовать и списать соответствующие ингредиенты.
Часть продукции (например, напитки в бутылках) идет просто как товар, оприходуемый прибыльной накладной,
затем продается.
Страница меню (для QR кода)
Для просмотра посетителем меню кафе предусмотрена специальная страница, на которую можно перейти по адресу
&адрес сайта>/menu. Если добавить номер стола, например &адрес сайта>/menu/tableno/4, то можно сформировать отдельный QR код для вызова официанта.
Страница ориентирована на мобильные экраны. Кроме того, предусмотрена кастомизация.
путем изменения шаблона /templates/modules/shop/pages/catalog/menu.html.
Чтобы изменения не перезатерлись при обновлении файла menu.html, можно переименовать (переопировать) в menu_custom.html
Меню (иерархия категорий) должно быть двухуровневым. Верхний уровень – это пункт Основное меню. Дополнительно
может быть пункт например меню бара. Дочерние меню, отображаемые в горизонтальном списке страницы,
– категории блюд.
Для работы с кафе необходимо включить поддержку на странице администратора
Расчет зарплаты производится документом Начисление зарплаты. Алгоритм расчета задается формулами, что
используют синтаксис языка JavaScript. Предварительно в соответствующем справочнике настраиваются типы начислений и удержаний, которые затем
используются в формулах как переменные. Также есть ряд предопределенных переменных - суммы, часы, атрибуты работника и т.д.
Формулы состоят из двух частей. Переша выполняется однократно и исчисляет основную зарплату
которую можно редактировать вручную. Вторая часть выполняется при редактировании основной зарплаты и начисляется
начисление и удержание.
Начисленная зарплата заносится на лицевой счет работника.
начисление на лицевой счет зависит от настройки профиля работника. Если заданный номер начисления происходит ответственно
количества рабочих дней и дней в табеле. При почасовой оплате учитываюсь часы с табеля рабочего времени. При сдельной оплате
начисляется сумма по готовой продукции или полуфабрикатам (задана в справочнике номенклатуры). В наряде сумма распределяется по указанным исполнителям.
В оприходовании – либо по указанному исполнителю либо по перечню исполнителей на производственном этапе.
Выплата зарплаты (или аванса) осуществляется документом Выплата зарплаты списывающего сумму с лицевого счета
работника и выполнит проводку по выбранному денежному счету.
Для учета оплат в справочник Денежные счета прилагаются кассы и банковские счета.
Для добавления платежа в прибыльных и расходных накладных следует указать
денежный счёт. Также можно указать оплату позже и добавить платежи через журнал расчета с
контрагентами.
Кроме того, есть документы типа Прибыльный и Расходный ордера для непосредственного начисления или списания.
сумм по денежным счетам.
Движение денег можно посмотреть в отчете Движение по счетам и журналу Журнал платежей.
Вместе с движением денег по денежным счетам производится запись типа Расходы или Доход. Просмотреть
итоги по расходам и доходам за период
можно найти в отчете Доходы и расходы.
Учет основных средств, оборудования и нематериальных активов ведется в справочнике
ОС и оборудование. Для каждой позиции нужно задать инвентарный номер.
Операции по ОС выполняются через документ Операции по ОС. Первой записью должен быть ввод
в эксплуатацию последним – списание.
Программа настраивается на странице Программа лояльности. Можно настроить методы начисления бонусов и скидок, постоянные цены клиентам, акционные цены на товары и услуги, оптовые цены.
Учет осуществляется в табеле рабочего времени (правое меню). Данные по табелю доступны при начислении зарплаты.
Для пользователей группы admins доступны данные других пользователей
а также общая статистика.
Офисные документы – тип документа обзего назначения. Это могут быть заявки, распоряжения, отчеты.
Работа с офисными документами выполняется в журнале Офис. У документа есть название, выполняющее роль подтипа.
С документом может быть связан контрагент или сотрудник (например, распоряжение о приеме на работу).
Также для сотрудника может быть указана сумма начисления или списания с личного счета сотрудника (например для премий и штрафов).
Кроме доступа на основе роли для каждого документа можно задать доступ к просмотру или редактированию.
Также можно задать список тех, кто должен подписать (утвердить) документ.
В ряде случаев (например, аптеки) следует вести учет по партиям производителя с учетом срока пригодности. Если в настройках включен учет по сериям, в формах введения товара в прибыльной накладной появляются дополнительные поля – серия и дата. Эти данные появляются в выборке при продаже, что позволяет выбрать более древний товар. Детализацию можно посмотреть в журнале Товары на складе. Если в карточке товара (справочник номенклатуры) указан срок годности, то в журнале исчисляется дата, к которой годится товар.
В программе есть возможность вести учет отдельно по филиалам (например, торговым точкам).
В этом случае пользователю в его профиле назначаются филиалы, доступ к ресурсам которых он может иметь.
Разделяются документы, склады, кассы, сотрудники. Общими для всех остаются справочники
номенклатуры и контрагенты.
Также (при установленной настройке в ТМЦ) можно запоминать отпускные цены в привязке к выбранному филиалу.
Филиалы включаются на странице администратора
Подписка позволяет сообщать участникам об изменениях в системе. Прежде всего, об изменении статуса документов.
Также можно творить подписку на событие Новый контрагент и Конец рабочего дня (для рассылок результатов торгового дня)
Сообщения могут быть системными, по электронной почте или смс.
(Службы смс рассылок настраиваются на странице настроек системы)
Формы для печати документов и отчетов находятся в папке
/templates/printform и выполнены как обычные HTML файлы, что дает возможность те же формы выводить на экран, печатать
на
принтера, а также экспортировать в PDF или Excel. Перед загрузкой файлы форм обрабатываются специальным
шаблонизатором,
который наполняет их данными. Формы можно редактировать обычным текстовым редактором.
Программа дает возможность создать кастомную копию формы, чтобы она не перезатерлась при следующем обновлении,
если нужно создать свой вариант формы.
Для этого нужно к имени файла формы добавить _custom. К примеру: ttn_custom.tpl.
Тогда программа будет сначала искать кастомный вариант.
Дополнительная информация о подключении принтеров здесь
Планировщик предназначен для фонового выполнения задач, требующих длительной обработки.
К примеру, рассылка email с подписок, которые не отправляются немедленно, а отправляются в очередь на отправку.
В планировщике могут выполняться задания каждый раз во время вызова скрипта, раз в час или раз в сутки.
Для вызова обработчика нужно обратиться по адресу <ваш сайт>/crontab.php.
Дополнительно на странице управления планировщиком (системное меню) нужно выставить переключатель, разрешающий работу
планировщика.
Для подключения нужно настроить сторонний планировщик - (cron На Линукс, Task Scheduler на Windows,
планировщик на хостинге и т.д.)
который будет периодически (не чаще раза в пять минут) обращаться к скрипту по указанному выше адресу.
Также существуют онлайн сервисы и мобильные приложения, позволяющие настроить расписание для периодического обращения по
URL-страницы.
Планировщик будет работать и без внешнего вызова, если работать с программой или просто оставить незакрытую
страницу (или форму логина) в браузере
Товары на комиссию принимаются прибыльной накладной с флагом Товары на комиссии.
При этом оплата не производится сразу, а по мере продажи товаров.
Непроданные товары можно вернуть созданной на основании прибыльной.
Состояние можно посмотреть отчетом Товары на комиссии.
Также отчет может быть использован в качестве отчета комиссионера, если указать коминента.
Программа включает несколько модулей для расширения функциональности
(например, интеграции со сторонними сервисами), которые подключаются в общих настройках.
После подключения появляются соответствующие пункты меню в разделе Модули на странице админитратора.
Описание модулей здесь.